СберКорус Сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Основные статьи:

• Классификация HRM-систем
• Функционал HRM-систем
• СЭД (подробнее)

2023: Внедрение функций для перевода в цифровой вид любого кадрового процесса

Цифровая платформа для компаний и физических лиц СберКорус внедрила три функции в сервисе кадрового электронного документооборота (КЭДО). Теперь пользователи могут настраивать видимость документов сотрудникам кадрового отдела, отправлять документы без подписания со стороны работодателя и прикладывать любые вложения к отправляемым документам. Об этом 13 февраля 2023 года сообщили в компании СберКорус.

Идеи функционала были получены в ходе опроса пользователей сервиса.

Внедрение функций поможет перевести в цифровой вид любой кадровый процесс и экономить до 60% времени сотрудников HR-блока на рутинных задачах.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Настройки видимости по типам документов помогут разделить рабочие процессы между кадровиками. Теперь можно выделить сотрудников, отвечающих за определённый кадровый участок: отпуска, приём на работу, больничные и т.д.

Отправка документов без подписания со стороны работодателя ускорит получение согласий работников на обработку персональных данных или их передачу третьим лицам на 20-30%.

Также в КЭДО от СберКорус теперь доступны вложения к документу. Это сделано для облегчения оформления дополнительных отпусков, отпусков по уходу за ребёнком и других типов документов, с которыми нужно дополнительно предъявить любой другой документ (свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребенка и др.).

Для удобства сотрудников работодатель может настроить получение бесплатных SMS или e-mail-уведомлений об изменении статуса кадровых документов, чтобы они могли оперативно вносить нужные дополнения или получать информацию об утверждении отпуска или больничного.

Большая часть данного функционала кадрового ЭДО СберКорус инициирована пользователями компании. СберКорус постоянно собирает обратную связь от коллег и партнёров и внедряет функции, которые основаны на реальных бизнес-процессах компаний и их кадровых департаментов. Это помогает сделать сервис максимально близким к реальным задачам сотрудников HR-отделов и своевременно внедрять те функции, которые обеспечивают работу, например, по требованиям законодательства или рыночных трендов. Компания хочет, чтобы в КЭДО можно было быстро, просто и безопасно выполнить любую кадровую операцию от приема до увольнения, охватив весь жизненный цикл работника в организации. Это главная цель. Далее компания продолжит внедрять функции, которые инициируют пользователи, рассказала менеджер по развитию сервиса Кадровый ЭДО в СберКорус Надежда Опалева.

2022

Включение в реестр отечественного ПО

Цифровая платформа для компаний и физических лиц СберКорус получила свидетельство о включении сервиса кадрового электронного документооборота (КЭДО) в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Об этом компания Сберкорус сообщила 7 декабря 2022 года.

Запись в реестре № 15727 внесена после поручения Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации 5 декабря 2022 года.

С момента запуска в сервисе отправлено 30 000 юридически значимых документов.

В сервисе есть калькулятор для расчета экономии денег при переходе на кадровый электронный документооборот. Он позволит компании любого размера понять, какую именно сумму поможет сэкономить электронный кадровый документооборот.

После включения в реестр сделки по внедрению КЭДО от СберКорус не облагаются НДС (на основании пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ), а значит, стоимость внедрения сервиса для компаний снижена.

Цифровизацией кадрового документооборота занимаются передовые и технически развитые компании, лидеры своих индустрий и отраслей. В этих компаниях высоко ценят время и знают, что любое сокращение времени на бизнес-процесс и трудозатрат становится способом не только сэкономить деньги, но и выиграть в острой конкурентной борьбе. В ближайший год КЭДО придет в каждую третью компанию в России, так как выгоды от его внедрения очевидны, — рассказала менеджер сервиса КЭДО в СберКорус Надежда Опалёва.

Запуск партнерской программы для HR-предпринимателей

Цифровая платформа для компаний и физических лиц СберКорус 25 августа 2022 года запустила партнерскую программу кадрового электронного документооборота (КЭДО). За успешную рекомендацию сервиса своим клиентам партнёры СберКорус получат до 35 % от суммы чека. На август 2022 года средний чек от внедрения КЭДО составляет 300 000 руб. Таким образом, участники партнёрской программы смогут заработать 90 000 руб. с одной продажи.

Участвовать в партнерской программе КЭДО СберКорус могут принять участие компании, продающие 1С ЗУП (КЭДО станет поможет сделать автоматизацию бизнес-процессов более комплексной), HR-консалтеры (СберКорус предоставит методические рекомендации по выявлению слабых мест бизнес-процессов в сфере кадрового документооборота) и компании-аутсорсеры кадровых услуг (система позволит аутсорсерам вести кадровое делопроизводство с несколькими клиентами в режиме одного окна.

Партнерам нужно будет только рекомендовать КЭДО клиентам. Все остальные задачи — внедрение КЭДО, его адаптация под конкретный бизнес, консультирование и предоставление услуг сервиса выполнит СберКорус. Подробности программы доступны на сайте.

Цифровизацией кадрового документооброта занимаются передовые и технически развитые компании, лидеры своих индустрий и отраслей. В этих компаниях высоко ценят время и знают, что любое сокращение времени на бизнес-процесс и сокращение трудозатрат становятся не только способом сэкономить деньги, но и выигрывать в острой конкурентной борьбе. В ближайший год КЭДО придет в каждую третью компанию в России, так как выгоды от его внедрения очевидны, — рассказал руководитель сервиса КЭДО в СберКорус Алексей Сахненко.

КЭДО 2.0

28 июня 2022 года компания СберКорус выпустила обновленную версию сервиса кадрового электронного документооборота (КЭДО) 2.0. Теперь компании могут работать с различными печатными формами из 1С и выгружать архив документов по конкретному сотруднику или всей компании, а сотрудники могут использовать облегченную версию системы на смартфонах и другое.

КЭДО 2.0

По информации компании, 85% доработок и обновленных функций предложено пользователями сервиса. За первые пять месяцев 2022 года в сервис было загружено 1800 сотрудников из 70 компаний. А с момента запуска КЭДО в апреле 2021 года — 2400 сотрудников. Пользователи подписали и отправили 5600 документов. Сервис особенно популярен у компаний с распределенной или региональной командой.

КЭДО 2.0 включает 19 изменений, которые разделены на три части (функционал для компаний, обновленные возможности для сотрудников и оптимизация информационной безопасности).

Проще для компаний:

• адаптер 1С поможет работать в КЭДО через 1С без обучения персонала кадрового отдела;
• цифровое личное дело сотрудника стало полным аналогом бумажного;
• возможность выгрузки архива всех документов по конкретному сотруднику или всей компании;
• возможность работать с любыми печатными формами из 1С, в том числе, отсылать уведомления об отпуске или расчетные листки в КЭДО;
• оптимизированный прием сотрудника с помощью СберID: вносить данные сотрудника в КЭДО вручную не нужно, данные подтянутся автоматически;
• быстрый выбор подписанта со стороны организации;
• настройка разрешений для работы с разными документами для разных сотрудников кадрового отдела;
• автоматизация обработки входящих документов: получив заявление на отпуск, КЭДО автоматически заполнит приказ, останется только нажать кнопку «подписать»;
• возможность работы со связанными документами (счет, УПД, УКД);
• возможность гибкой настройки смены состояний (статусов) документа в нескольких вариациях, в зависимости от целей документооборота.

Кроме того, в ближайших релизах станут доступны возможности гибкой настройки ролевой модели и настройки маршрутов согласования.

Удобнее для сотрудников:

• через мобильную версию КЭДО теперь еще проще выпустить УНЭП и подписать документы;
• сократили количество кнопок до 2 — меньше возможности «нажать не туда»;
• все кадровые документы сотрудника теперь можно посмотреть в личном кабинете;
• при смене персональных данных можно выпустить электронную подпись.

Кроме того, в ближайших релизах сотрудникам станут доступны конструктор документов внутри сервиса, возможность авторизоваться по номеру телефона или через Госуслуги, а также возможность получать уведомления из КЭДО в Telegram, Whatsapp или по SMS.

Безопаснее для всех:

• внедрили SIEM: централизованную систему сбора событий кибербезопасности, поиска и устранения угроз;
• внедрили Государственную систему обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак (ГосСОПКА) для обмена информацией о кибератаках на информационные системы;
• внедрили WAF: файрвол для веб-приложений, который защищает от кибератак на веб-интерфейс;
• прошли аудит от компании Bi.ZONE;
• создали центр оперативного реагирования на угрозы кибербезопасности для отслеживания кибератак 24/7.

Кадровый ЭДО для нас на июнь 2022 года это "голубой океан": рынок еще не сформирован, пользователи открыты к инновациям и сами активно участвуют в формировании продукта. Мы видим на примерах наших клиентов, что КЭДО превращается из утилитарного инструмента HR-отдела в средство оптимизации лояльности сотрудников. На июнь 2022 года цифровизацией кадрового документооброта занимаются в основном технологически развитые компании, лидеры цифровой трансформации своих индустрий. В последние месяцы мы много работали над функциями для компаний, где уровень цифровизации не такой высокий: строительство, машиностроение, производство, логистика. рассказала Ксения Хизова, директор по продуктам и развитию бизнеса СберКорус

Возможность нанимать на работу нерезидентов РФ

Цифровая платформа для компаний и физических лиц СберКорус 4 апреля 2022 года сообщила о создании возможности принимать на работу и заключать трудовые договоры с сотрудниками, у которых нет российского паспорта, через сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Теперь пользователи сервиса КЭДО от СберКорус могут обмениваться юридически значимыми кадровыми документами с нерезидентами. Сотрудники, которые не являются гражданами РФ, смогут выпустить электронную подпись и будут загружены в систему по стандартной схеме, как и граждане РФ.

В системе появится возможность оформления сотрудника не только по паспорту гражданина РФ, но и по иностранному паспорту. В личном кабинете сотрудника появился пункт «Гражданство», что позволит вести учет и добавлять сотрудника, который не является резидентом РФ.

У сервиса есть понятная и простая мобильная версия для сотрудников, а также возможность авторизоваться через терминал самообслуживания, который можно установить в отдаленных от офиса местах работы (заводы, склады, строительные площадки и т.д.).

Ситуация на рынке труда, изменение количества соискателей на одно рабочее место вынуждает подстраиваться под новые условия и кадровых сотрудников, и бизнес в целом. Новый функционал КЭДО поможет быстрее адаптироваться к кадровым изменениям и обеспечить рабочие места сотрудникам вне зависимости от их гражданства. Мы ожидаем более 30% нерезидентов и дистанционных сотрудников в сегменте малого и среднего бизнеса уже до конца 2022 года, а по данным Росстата, более 100 тысяч иностранных граждан уже на апрель 2022 года нуждаются в рабочем месте, — рассказал руководитель сервиса КЭДО в СберКорус Алексей Сахненко.

2021: Запуск КЭДО

28 апреля 2021 года СберКорус (входит в экосистему Сбера) запустил сервис кадрового электронного документооборота — КЭДО. Он упростит взаимодействие с сотрудниками и автоматизирует HR-процессы.

Благодаря КЭДО от СберКоруса специалисты кадровой службы смогут в электронном виде работать с трудовыми договорами, приказами, журналами техники безопасности, табелями учета рабочего времени и другими документами. Сотрудники смогут подписывать их с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) на базе [[Сбер ID |SberID]]. При этом возможность авторизации в личном кабинете по SberID сохранится у сотрудника даже после увольнения — таким образом, ему не потребуется дублировать документы на бумажном носителе после прекращения трудовых отношений. Также сервис КЭДО от СберКоруса предусматривает возможность самостоятельного выпуска УНЭП сотрудником всего за 3 минуты — прямо внутри системы.

Перевод кадрового документооборота в онлайн будет особенно актуален для тех компаний, которые в период пандемии полностью или частично перевели сотрудников в режим дистанционной работы. В большинстве случаев это привело к существенному росту не только сроков, но и стоимости подписания документов на фоне усложнившейся логистики и дополнительных затрат на курьеров или услуги почтовых служб. Серьезным стимулом для цифровизации кадрового документооборота стали и законодательные инициативы.

Благодаря Федеральному закону от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ, который вступил в силу с 1 января 2021 года и регулирует взаимодействие компании с дистанционными работниками, уже на апрель 2021 года статус «удаленного сотрудника» является достаточным основанием для подписания любых кадровых документов электронной подписью без ограничений — в том числе трудовых договоров. А 122-ФЗ расширяет сферу применения КЭДО до еще нескольких сотен компаний, принимающих участие в эксперименте Минтруда по использованию электронных документов, связанных с работой. Работодатели, которые официально не перевели своих сотрудников на дистанционную работу и не участвуют в эксперименте, могут использовать электронный формат для самых распространённых кадровых документов — заявлений на отпуск и приказов. На апрель 2021 года сроки проведения эксперимента Минтруда продлены до 15 ноября 2021 года — к нему могут присоединиться новые участники. И это возможность для бизнеса отладить все процессы в тестовом режиме до вступления в силу основного закона, — рассказал руководитель компании СберКорус Сергей Машурин.

Для точности ведения кадровой политики в КЭДО от СберКоруса можно вносить данные не только о штатных, но и о внешних сотрудниках, работающих на аутсорсе или по договору ГПХ.

Переход на кадровый электронный документооборот полностью заменит ручной труд в кадровой сфере автоматическими процессами, исключит риск утери или порчи документов, позволит существенно сократить время на их обработку и корректировку и минимизировать затраты на архивацию. Скорость документооборота увеличится в 10 раз, количество ошибок при заполнении документов сократится на 99%, в 5 раз снизится нагрузка на кадровые службы при подготовке к проверкам.

КЭДО от СберКоруса станет единым центром управления кадровыми документами для работодателя и большим шагом в цифровую среду для сотрудников. Для самого СберКоруса разработка сервиса — это важный этап построения эффективной цифровой платформы, закрывающей все потребности бизнеса и индивидуальных пользователей, — прокомментировал руководитель компании СберКорус Сергей Машурин.

Интеграция с 1С:ЗУП позволит начать работу в сервисе сразу после импорта данных о сотрудниках. К другим учетным системам доступно подключение через API.

Ближайшие планы по развитию сервиса – разработка удобного коннектора для самых распространенных версий 1С с возможностью работы в режиме «одного окна».